Zeitmanagement

Jeder der sein eigenes Zeitmanagement verbessern möchte, sollte seine Ziele schriftlich aufführen.

Denn nur wer seine Ziele kennt wird auch den Weg dorthin finden. Wichtig dabei ist, dass die Ziele realistisch, durchführbar und erstrebenswert sowie in dem definierten Zeitrahmen zu erledigen sind. Das gelingt einfach bei sogenannten „Tageszielen“ schwieriger und weitaus komplexer ist die Planung in zeitlich größeren Projekten.

Bei größeren Projekten teilen Sie dieses in „Teilprojekte“ auf. Für jedes von den „Teilprojekten“ gibt es eine eigene feste Zeitschiene, die erreicht werden muss.

Hier gilt: Jeder große Erfolg ist die Summe mehrerer Teilerfolge!

Um ihre Ziele wirklich zu erreichen, müssen sie diese schriftlich fixieren. Zeitpläne die nur im Kopf existieren, werden meist schnell verworfen. Kalkulieren Sie Ihre Zeitpläne nie zu eng, bauen Sie Puffer ein, da es meist zu unerwarteten Störungen im Zeitablauf kommt. Planen Sie 50% der Zeit für das Projekt ein und 50% für unvorhersehbare Zwischenfälle.

A: Zeitmanagement Methoden

1.Das Paretoprinzip:

Das Prinzip beschreibt das statistische Phänomen, dass lediglich 20% Arbeitseinsatzes 80% des Ergebnisses bringen, die restlichen 20% des Ergebnisses brauchen aber 80% des gesamten Aufwandes. Wer es nun schafft die wichtigen 20% zu identifizieren, diese zukünftig vorrangig und mit voller Konzentration zu erledigen, wird auf Dauer erfolgreicher sein. Hier müssen Sie Ihre Prioritäten setzten.

Wichtig oder Dringend?

Viele leiden darunter, dass sie ihre Aufgaben nicht optimal nach Prioritäten ordnen.

2. Die Eisenhower-Methode:

Aufgabe und Ziele können grundsätzlich nach 2 Kriterien aufgeteilt werden. Sind sie wichtig oder unwichtig und sind sie eilig oder nicht eilig.

So kann man 4 Gruppen definieren.

  1. Aufgaben die Wichtig und eilig sind
  2. Aufgaben die Wichtig aber nicht eilig sind
  3. Aufgaben die unwichtig aber dafür eilig sind
  4. Aufgaben die unwichtig und nicht eilig sind

Alle Aufgaben die unwichtig und nicht eilig sind wandern in den Papierkorp. Sind die Aufgaben zwar unwichtig aber eilig, delegiert man diese an Mitarbeiter weiter. Die wichtigen Aufgaben, die wichtig aber nicht eilig sind, notiert man sich in ein Aufgabenbuch und erledigt sie wenn die nötige Zeit hierfür vorhanden ist. Die Aufgaben die gleichzeitig wichtig und eilig sind werden sofort erledigt.

3. A-L-P-E-N

Dies ist eine Methode, für die Sie in der Regel nicht mehr als 8-10 Minuten am Tag benötigen, um Ihre Zeit effektiv auszugestalten.

  • Aufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben
  • Länge der Aktivitäten schätzen
  • Pufferzeit reservieren
  • Entscheidungen treffen: Prioritäten , Kürzungen und Delegationsmöglichkeiten
  • Nachkontrolle

Vor allem die stetige Nachkontrolle ist wichtig. Wer abends seinen Tagesplan überprüft sieht genau, was funktioniert hat und was nicht.

Unerledigtes wird auf den nächsten Tag übertragen, geschieht das mehrfach ist das lästig. Dann gibt es zwei Möglichkeiten: – Entweder setzten Sie den Aufgabenpunkt in die Tat um, dann ist er erledigt oder er ist so unwichtig, dass er endgültig gestrichen wird.

Zeit für das eigene Zeitmanagement lohnt sich also in jedem Fall, da es strukturiert, viele Aufgaben planbar macht und so Ruhe für die gegenwärtige Aufgabe / Situation schafft. Alles ist berücksichtig, alle Aufgaben sind in ihrer (zeitlichen) Schublade. Nichts kann einen überraschen (zumindest aus aktueller Sicht), Chaos und Hektik wurde vermieden!

Tipps zu online Applicationen fürs Zeitmanagement

Google Kalender

Task Coach :”Task Coach” ist ein schlanker Freeware Terminplaner, mit dem sich z.B. eine Prüfungsvorbereitung gut strukturieren läßt. Für die Terminplanung kann neben dem Datum auch eine genaue Uhrzeit festgelegt werden, ebenso wie Abhängigkeiten zwischen Aufgaben (z.B. Aufgabe B kann erst beginnen, wenn Aufgabe A erledigt ist). Das Tool steht in verschiedenen Sprachen zur Verfügung.

Evernote.com: kann von überall abgerufen werden, da es auch mit Smartphones und anderen mobilen Endgeräten kompatibel ist. Evernote bietet vor allem die Möglichkeit, Ideen und Notizen jeder Art abzulegen und mit Tags zu versehen, so dass man sie im Akutfall dann auch schnell wieder zur Hand hat. Hat man z.B. in der U-Bahn einen Geistesblitz für die Gliederung der Abschlußarbeit, so kann man diesen bequem in der Smartphone App von Evernote ablegen.

iPhone App: Omnifocus

Buchtipp:Zeitmanagement mit iphone von Lothar J. Seiwert